Thách thức của dữ liệu phân tán đối với việc ra quyết định
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó yếu tố quan trọng nhất là việc "ra quyết định" bởi nó cần có ở mọi cấp, mọi bộ phận của doanh nghiệp. Các chuyên gia biết rõ tầm quan trọng của việc lên kế hoạch, dự báo, phân tích, đưa ra các đánh giá về tài chính và vận hành. Tuy nhiên, họ thiếu những công cụ có thể giúp đưa ra những phân tích và quyết định chính xác. Theo một nghiên cứu về giám đốc tài chính (Chief Financial Officer - CFO) toàn cầu của IBM năm 2010, việc ra quyết định nhanh và tích hợp thông tin trên toàn doanh nghiệp là thách thức lớn nhất đối với các CFO chứ không phải áp lực giảm chi phí hoạt động cơ bản. Các CFO cũng bị CEO "ép" phải cung cấp được dữ liệu chính xác nhanh hơn để kiểm soát rủi ro và dự báo quyết định. Do vậy CFO cần đúng người và công cụ để thực hiện phân tích kinh doanh.
Thông thường, với các tổ chức lớn, các thông tin sản xuất kinh doanh thường xuyên bị phân tán ở các hệ thống cũng như các ứng dụng riêng lẻ được sử dụng trong các phòng ban, bộ phận sản xuất kinh doanh khác nhau. Nếu không có một giải pháp phân tích hoạt động doanh nghiệp để thu thập, hợp nhất và định dạng dữ liệu - sau đó khai thác ,hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định, thì ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khó khăn hơn để có được các thông tin mang tính sống còn cần thiết nhằm hỗ trợ phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ứng dụng BI cho phép các doanh nghiệp thực hiện các báo cáo và các phân tích có chiều sâu dựa trên thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động trên qui mô toàn tổ chức. Dữ liệu được chiết suất từ nhiều hệ thống, nhiều ứng dụng khác nhau, được chuẩn hóa, tổng hợp, phân tích, định dạng và đưa đến người dùng cuối nhanh hơn, thuận tiện và thân thiện hơn. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn việc ra quyết định bằng cách cung cấp cho lãnh đạo những thống kê chính xác và mang tính sống còn.
Dùng BI để tối ưu hóa lợi nhuận
Giải pháp BI trở nến cấp thiết hơn bao giờ hết để các nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định phù hợp và nhanh chóng dựa trên những báo cáo phân tích tổng hợp với những chỉ tiêu đánh giá (KPI) liên quan. Cụ thể hơn, BI có thể giúp doanh nghiệp ở những điểm như sau nhằm đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận của mình:
- Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả của các hoạt động hằng ngày
- Loại bỏ những mặt hàng kém hiệu quả
- Tập trung những khách hàng có giá trị cao
- Phân tích hiệu quả của chương trình khuyến mãi, quảng cáo
- Nâng cao năng lực của nhân viên kinh doanh
- Cũng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng
- Đo lường và phân tích ảnh hưởng của các hoạt độngđến sự hài lòng của khách hàng
- Đánh giá đối thủ cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị phần
Tính chính xác, quyết đoán và kịp thời là kết quả rõ rệt nhất mà hệ thống BI cung cấp. Kết quả là doanh nghiệp sẽ dễ dàng có được ngay lập tức các thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: "3 khách hàng quan trọng nhất của doanh nghiệp hiện nay là ai?" hoặc "Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính" hoặc "Ngày x thu được bao nhiêu tiền?"... Với các doanh nghiệp, tổ chức đã triển khai các hệ thống ERP và các hệ quản lý thông tin tác nghiệp đặc thù khác như Ngân hàng, Bảo hiểm, Chứng khoán, Bệnh viện... thì BI sẽ tự động móc nối vào các hệ quản lý tác nghiệp nói trên để tự động cung cấp các báo cáo thống kê phân tích phục vụ quá trình quản lý và ra quyết định tức thời.
Ngoài ra, BI giúp còn giúp doanh nghiệp dễ dàng xác lập những báo cáo động (ad-hoc report) theo bất cứ chiều thông tin nào mà không cần kiến thức chuyên môn cao về cơ sở dữ liệu. BI giúp tích hợp các phương tiện phân tích, so sánh, và đánh giá rõ ràng, tiện lợi như các khung quản lý chỉ tiêu (dashboard), hệ thống các biểu đồ động (graphical chart), bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng DN/tổ chức (key performance indicators - KPIs), hệ thống báo cáo phân tích giả lập (Simulation and Forecasting Reports) ...
Lựa chọn hướng đi đúng
Trong một nghiên cứu gần đây tại Anh của Trung tâm Máy tính Quốc gia (UK National Computer Centre), 53% số công ty được hỏi phản hồi là mức độ khai thác và thể hiện dữ liệu BI chỉ ở mức trung bình, có 13% số lượng được hỏi cho biết hiệu quả hệ thống là tốt, và 6% đánh giá ở mức rất tốt. Một tỉ lệ tương ứng với 16% cho biết là hệ thống vận hành tồi và 6% đánh giá mức rất tồi.
Mặc dù có tới 61% doanh nghiệp muốn tăng cường ứng dụng các giải pháp Data Warehouse và BI, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn rất băn khoăn các giải pháp đó đáp ứng các mục tiêu kinh doanh ở mức nào.
Trên thực tế, các nghiên cứu chỉ ra rằng việc hoạt động không hiệu quả chủ yếu do tác động của các yếu tố như:
- Thông tin bị phân bố trên quá nhiều hệ thống và chưa tập hợp được đầy đủ do gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập. Việc này dẫn đến các số liệu, thông tin không được cập nhật đủ nhanh
- Chất lượng dữ liệu đã được cải thiện trong những năm gần đây nhưng việc quản lý dữ liệu cần được nâng cao
- Quá tập trung vào yếu tố kỹ thuật dựa vào công nghệ trong khi thực tế chỉ ra rằng việc kết hợp tốt nhất giữa công nghệ và con người mới đem lại hiệu quả
- Đối tác triển khai không có nhiều hiểu biết về các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp/công ty do đó không triển khai đúng như yêu cầu
Để lựa chọn việc phát triển mới hệ thống DW và BI, tổ chức/doanh nghiệp cần chú trọng tới:
- Nguồn dữ liệu của mình có tốt không, tập hợp từ bao nhiêu nguồn, tần suất cập nhật dữ liệu, mức độ trùng lặp dữ liệu. Nguồn dữ liệu cần luôn được cập nhật và sàng lọc để đảm bảo tính chính xác
- Mức độ phát triển và liên kết của dữ liệu, nên đầu tư một hệ thống phục vụ cho nhu cầu doanh nghiệp (ví dụ như dễ thiết kế chỉnh sửa hay giao diện thân thiện ...) thay vì đầu tư một hệ thống lớn mà không khai thác hết
- Các quy trình doanh nghiệp, các chiều thông tin cần phân tích/dự báo phải được xác định rõ từ đầu để lựa chọn giải pháp thích hợp
- Năng lực của con người trong hệ thống đối với việc sử dụng, khai thác và vận hành
- Cần xác định rõ nguồn vốn đầu tư (bao gồm cả các chi phí ban đầu, chi phí đào tạo, chi phí vận hành ...) để lựa chọn giải pháp và hình thức xây dựng giải pháp một cách hợp lý
- Liên kết và làm việc với các đối tác nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình, tài chính, ERP và CRM để có thể triển khai giải pháp thành công và bền vững, BI cũng như ERP khó để triển khai do đó việc lựa chọn đúng đối tác là một việc rất quan trọng
Ứng dụng công cụ BI sẽ là một bước phát triển tiếp theo của DN sau khi đã ứng dụng hiệu quả hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. Trong khi nhu cầu ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển ở các doanh nghiệp trong và ngoài nước, dự báo sẽ có thêm nhiều doanh nghiệp quan tâm đến mở rộng ứng dụng BI cho lãnh đạo doanh nghiệp, nhằm nâng cao hơn nữa năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Nguyễn Hùng Cường - Vũ Mai Trang
